Uzaktan Çalışma Düzeninde Üretkenlik Nasıl Ölçümlenebilir?

Uzaktan çalışma uzun zamandır iş dünyasının belli alanlarında kendisine yer bulan bir çalışma sistemiydi  ancak son iki yılda daha önce hiç olmadığı kadar hızlı ve etkili bir şekilde hayatımıza girdi. Üretkenlik ve verimin ölçümü ise bu süreçte şirketlerin karşı karşıya kaldığı en büyük problemlerden. Sudan karaya ilk çıkan canlılar gibi iş dünyası da yüzgeçleri ile karada yol almaya çalışıyor ancak online dünyada düzgün adımlar atabilmemiz için tüm alışılagelmiş düzenimizin değişmesine hazır olmamız gerekmekte. Bu yazımızda uzaktan çalışma düzeninde  üretkenliğin ve performans ölçümlenmesi için şirketlerin neler yapabileceğinden ve şirketlerin kullanabileceği ölçüm yöntemlerinden bahsedeceğiz.

Şirketiniz ve Çalışanlarınız İçin Uzaktan Çalışma Kültürü Oluşturun

Her ne kadar uzaktan çalışma, çevrimiçi eğitim ve sınavların yükselişte olduğu bir dönemden bahsedebiliyor olsak da pek çok şirket, bu konuya planladığından daha hızlı bir giriş yapmak zorunda kaldı ve hazırlıksız yakalandı. Deneyerek, hata yapılarak bir düzen kurmaya çalışmak tekerleği yeniden icat etmeye benzer. Her şeyden önce bir sistem ve düzende karar kılmalı, şirket işleyişini buna göre adapte etmelisiniz. Herkesin işinin, görev tanımının ve sorumluluklarının belirli olduğu, çalışma şeklinin tanımlı olduğu bir düzeni uzaktan kontrol etmek çok daha kolaydır

Doğru Kişileri İşe Alın

Uzaktan çalışma sistemi her çalışan için aynı derecede uygun olmayabilir. Şirketinize katkı sağlayacak ideal profili buna göre adapte etmenizde büyük fayda vardır. Öz disiplini yüksek, güvenilir, dürüst ve evden çalışma konusunda rahat çalışanlar işlerin siz çok müdahale etmeden de yürümesine katkı sağlayacaktır. Eski iş düzeninde verimi tepeden aşağıya doğru bir kontrol ile sağlayabileceğinizi düşünebilirsiniz ancak uzaktan çalışma düzeninde güvenebileceğiniz ve verdiğiniz işi yapmayı gerçekten seven insanlarla çalışmak en doğru sonuçları ortaya koyacaktır. Doğru çalışanları işe alın ve onlara değerli olduğunu her zaman hissettirin.

Peki doğru kişiyi işe aldığınızdan nasıl emin olabilirsiniz? TestInvite ile işe alım testleri hazırlayabilir, tüm iş alanlarında size uygun adayı seçebilirsiniz. Genel yetenek, video mülakat, dil testi, kişilik envanteri, programlama testleri hazırlayarak size en uygun adayları belirleyebilirsiniz.

Uzaktan Çalışma Politikası Oluşturun ve Akış İçin Dokümantasyon Hazırlayın

Belirsiz bir çalışma düzeni hem çalışan performansını olumsuz yönde etkileyecektir hem de verimliliğin ölçümlenmesini çok zor hale getirecektir. Ne zaman ve ne kadar çalışılacağı, nasıl bir çalışma ortamı olması gerektiği gibi beklentileri yazılı bir hale getirip şirketin uzaktan çalışma politikasını ortaya koymanız gerekiyor. Böylece iş akışında kimin hangi sorumlulukları taşıdığı çok daha bariz bir şekilde ortaya konabilir, belirsizlik azaltılır. Buna ek olarak şirket iş akışını da sürecin nasıl işleyeceğine kadar her şeyi yazılı hale getirmenizde büyük fayda vardır. Çalışanlar her takıldığında geri dönüp size ya da üstlerine ulaşamayabilir. Doğru ve kapsamlı şekilde yapılmış bir dokümantasyon belirsizlikleri azaltacak, aksaklıkların çözümünü hızlandıracaktır. 

Doğru Yazılım ve Ekipman Desteğine Yatırım Yapın

Ölçümlemekten iş akışına, veri havuzundan iletişim kanallarına kadar iş hayatında size yardımcı olacak çeşitli destek yazılımlarını kullanmanız bir zorunluluk. İş akışını ve ilerleme durumunu takip edecek, iletişimi etkili ve kolay şekilde kurabilmenizi sağlayacak iyi tamamlayıcı yazılım araçları kullanın. Buna ek olarak çalışanlarınızın uzaktan çalışma için ihtiyaç duyduğu ekipmana sahip olduğundan emin olun. Ekipman algısını sadece bir dizüstü bilgisayar ve fare ile sınırlı tutmayın. Oturduğu koltuktan kullandığı kulaklığa kadar pek çok farklı ekipman çalışanın işini düzgün ve etkili bir şekilde gerçekleştirebilmesi için bir zorunluluktur. 

Uzaktan Çalışmada Performans Değerlendirme 

Çalışanların performansını değerlendirmek için öncelikle temel performans göstergelerine (KPI) ihtiyacınız vardır. Ancak bu göstergeler aracılığıyla istikrarlı ve doğru bir şekilde performans takibini sağlayabilirsiniz çünkü verimlilik masada geçirilen süreden ibaret değildir. Sonuç odaklı bir yaklaşım sizin çok daha etkili bir performans takip mekanizmasına sahip olmanızı sağlayacaktır. Her iş alanı kendi kriterlerine sahiptir ve ölçümleyebilmeniz için farklı göstergelere ihtiyaç duyarsınız. KPI’lar işin doğasına göre belirlenmeli, gerçekçi olmayan hedeflerden ve ölçümlenemez kriterlerden uzak durulmalıdır. 

Farklı İş Alanlarında Anahtar Performans Göstergeleri(KPI)

Müşteri Destek Temsilcileri İçin:

  • Müşteri memnuniyeti puanları
  • Tekrar eden arama ve ilk aramada çözüm sayısı
  • Ortalama arama süresi
  • Çözülen talep sayısı
  • Çağrıya cevap verme oranı

Yazılımcılar İçin

  • Yazılan Kod Miktarı
  • Yeniden yazılma(Code Churn) oranı
  • Proje tamamlama süresi
  • Ortalama hata düzeltme oranı
  • Verilen tarihlere uyma oranı

Pazarlama ekibi üyeleri için

  • Olası satış veya dönüşüm başına maliyet
  • Oluşturulan potansiyel müşteri sayısı
  • Sadık müşteri kazanma oranı
  • Müşteri yaşam boyu değeri

Saha Hizmetleri İçin

  • Tamamlanan iş sayısı
  • Zaman yönetimi
  • Müşteri memnuniyeti derecelendirmeleri
  • İlk seferde sorun çözme oranı
  • Kayıtlı çalışma süresi

Satış temsilcileri için

  • Giden aramaların veya kişilerin sayısı
  • Dönüşüm oranı
  • Ortalama müşteri değeri
  • Müşteri tutma oranı
  • Tamamlanan satış sayısı
  • Portföy değeri

Performans Takip Yöntemleri

Performans ölçmek için nelere bakmanız gerektiğini bilseniz bile pek çok değişkeni takip etmek için çeşitli yazılımlara ihtiyacınız vardır. Bu gibi yazılımlara yatırım yapmanız gerektiğinden daha önce bahsetmiştik. Gelin burada da bu gibi araçların nasıl kullanılabileceği üzerinde duralım.

Bu konu üzerine çalışan pek çok başarılı uygulama bulabilirsiniz. Çalışanlarınızın görev tanımını açıkça belirledikten sonra kişilere ya da takımlara görev ataması gerçekleştiriyor. Görevleri istediğiniz kadar parçalıyor, her adımın ne kadar sürede teslim edilmesi gerektiğini belirliyorsunuz. Bu sayede iş akışı çok rahat bir şekilde takip edilebiliyor. Bunun gibi uygulamalarda toplantıları takvime ekleme, haftalık yada aylık ajandayı ayarlama gibi işleri sizin için takip etmesi daha kolay hale getiren pek çok özellik de bulunuyor.

Bazı iş takip uygulamaları ise doğrudan bilgisayarla bağlantılı olarak çalışıp çalışanların ekran süresi gibi bilgileri değerlendiriyor. Bu takibi gerçekleştirmek için bazı şirketler çeşitli iletişim kanallarını kullanıyor. Sık sık toplantılar koymak, iletişim kanallarında çalışanların çevrimiçi kalmasını talep etmek ya da doğrudan kamera açık bir şekilde çevrimiçi olmak uygulanan yöntemlerden.

Pek çok şirketin CEO’su ise bu gibi bir takip sisteminin çalışanları gözlem altında hissettirdiğini ve stres seviyesini artırdığını düşünüyor. Bu sebepten doğrudan birebir takip yöntemlerinin yerine sonuç odaklı takip yöntemleri daha çok tavsiye ediliyor. İş akışının ve görev dağılımının doğru yapıldığı bir ortamda doğrudan bir gözlemlemeye gerek kalmıyor.

Yazının başında da bahsettiğimiz gibi en önemli şey doğru çalışanı işe almaktan geçiyor. Uzaktan çalışma tecrübesi olan, öz disiplini yüksek bir çalışan sizi pek çok dertten kurtarıyor. Doğru çalışanı işe almak ise doğru seçim yöntemlerini uygulamaktan geçiyor. Adaylarınızı nesnel kriterlere göre değerlendirip en doğru kişiyi en doğru pozisyona yerleştirebilmeniz için ihtiyaç duyduğunuz işe alım mekanizmasını TestInvite ile oluşturabilirsiniz. Genel yetenek, dil, kişilik, programlama ya da sizin arzunuza göre özel testlerle en doğru adayı seçebilirsiniz.

Performans değerlendirmenin önemli unsurlarından, ölçüm kriterlerinden ve uygulanan yöntemlerden bahsettik.Doğru adayı seçmenin doğru sonucu verdiğini anlattık. Son olarak da değerlendirme ve takip kriterlerinizi de takip etmeniz gerektiğini belirtmek gerek. Değerlendirme kriterleriniz ne kadar doğru sonuç veriyor? Hangi alanlarda hangi ölçüm kriterleri daha önemli görünüyor? Yöntemler çalışanlar üzerinde nasıl bir etki yaratıyor? Bu gibi soruları düzenli olarak cevaplayarak uzaktan çalışma verimliliğinizi sürekli olarak yukarı taşıyabilirsiniz.

Farklı İş Alanlarında Anahtar Performans Göstergeleri(KPI) – Infografik